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New York State Courts wollen eDiscovery-Verfahren kostengünstiger und schneller gestalten
April 29, 2010 | Leave a Comment
Die immer wiederkehrenden Probleme im Zusammenhang mit eDiscovery-Verfahren wurden durch Chief Judge Jonathan Lippman und Chief Administrative Judge Ann Pfau in einem Bericht “Electronic Discovery in the New York State Courts – A Report to the Chief Judge and Chief Administrative Judge” untersucht und bewertet. Es wurden Lösungsvorschläge erarbeitet, die unter anderem die enormen Kosten und oftmals langwierigen Verfahren positiv beeinflussen sollen. Ziel ist es, dass eDiscovery-Verfahren in New York so fachmännisch, zügig und kostengünstig wie möglich abgewickelt werden und die New York State Courts so ihre herausgehobene Stellung in vielen Rechtsgebieten auch im Bereich eDiscovery bestätigen können.
Eines der Probleme, die der Bericht anspricht ist, dass die Beteiligten durch die Übernahme der Commercial Division Rule 8(b) und der Unfiorm Trial Court Rule 202.12(c)(3) verpflichtet wurden, ein Meet and Confer vor der Priliminary Conference durchzuführen. Leider werden nur selten Ergebnisse aus diesen Konferenzen gewonnen, die langwierige Streitigkeiten über die Vernichtung und Veränderung von Beweismaterial und daraus resultierenden Sanktionen verhindern. Die Gerichte und Richter stünden diesen „roadblocks“ oft kraftlos gegenüber.
Ein erster Schritt, dieser Entwicklung entgegen zu wirken, soll eine frühzeitige und aktive Teilnahme der Gerichte bei der Vorbereitung der eDiscovery sein. Bereits dadurch – so der Bericht -, könnte es gelingen, die Kommunikation und vor allem auch Kooperation zwischen den Parteien zu fördern. Fraglich ist dabei jedoch, ob die Bereitschaft der Parteien daraus resultiert, dass sie schlicht zunächst das Gericht positiv stimmen wollen. Die Gründe eines effektiven Zusammenwirkens der Parteien im Meet-and-Confer kann aber dahinstehen, wenn nur das Ergebnis tatsächlich zu einem weiteren Ziel des Berichts führt: „.. ensuring that e-discovery costs remain proportionate to the matters in dispute.“.
Dem Bricht zufolge werden als häufigste Probleme durch die Beteiligten die mangelnde Ausbildung der Richter und Justizbeamten in IT-Fragen und dem gegenüber die Verwendung der Kosten der eDiscovery als Druckmittel zur Erreichung einer außergerichtlichen Einigung durch die beteiligten Anwälte genannt. Hauptsächlich an diesen Punkten setzt der Bericht bei der Problemlösung an und schlägt eine Reihe von kurzfristigen und langfristigen Maßnahmen vor.
Aufbau einer eDiscovery Working Group
Um den sich ständig ändernden gesetzlichen und technischen Anforderungen an die eDiscovery fachmännisch begegnen zu können soll dem Bericht entsprechend eine Arbeitsgruppe bestehend aus Anwälten, technischen Experten, Richtern und an eDiscovery Verfahren beteiligten Justizbeamten aufgebaut werden. Diese Arbeitsgruppe soll nicht die Aufgaben des CPLR Advisory Committee in eDiscovery Fragen übernehmen. Vielmehr soll die Arbeitsgruppe Lehr- und Trainingsprogramme entwickeln, die Ergebnisse der Pilotprogramme (die durch den Bericht angeregt werden) überprüfen, Veränderungen in technologischer und rechtlicher Sicht verfolgen und die Bemühungen anderer Jurisdiktionen und Anwaltskammern dahingehend überprüfen, ob deren Einführung und Umsetzung für die New York State Courts sinnvoll sein können. Die Zusammensetzung dieser Arbeitsgruppe selbst soll über alle Mitglieder der juristischen Gemeinde erfolgen.
Verbesserungen der Preliminary Conference
Um die Vorbereitung auf die Preliminary Conference zu verbessern schlägt der Bericht die Verwendung eines speziell für diesen Zweck entwickelten Formulars vor. Dadurch soll erreicht werden, dass die Parteien ihre Aufgaben und dedizierten Problemstellungen kennen und aus der Kenntnis entsprechende Handlungen ableiten.
Weiterhin sollen die Gerichte ihre Regularien dahingehend ändern, dass die Parteien sich vor der Preliminary Confernce einen ausreichenden Kenntnisstand hinsichtlich der IT-Systeme ihres Klienten verschaffen. Dabei können die Parteienvertreter auf Experten zurückgreifen, die die spezifischen Problemstellungen und deren Lösungen erläutern können.
Darüber hinaus schlägt der Bericht vor, das zwei Pilotprogramme durchgeführt werden. Zum Einen sollen die Parteien bevor die Preliminary Conference stattfindet, eine Offenlegungserklärung unterzeichnen, aus der:
- die verantwortlichen IT Mitarbeiter,
- die zur Datensicherung unternommenen Anstrengungen,
- die Zeugen, die relevante Daten besitzen,
- die Systeme, in welchen relevante Daten gespeichert sind,
- die Hardware- und Softwaresysteme und
- welche relevanten Daten unzugänglich sind,
hervorgehen.
Zum Anderen sollen die Parteien erklären, dass sie die durch die eDiscovery entstehenden Aufgaben konform zur Gesetzeslage erfüllen. Dieser Erklärung sollen Listen beigefügt werden, aus denen hervorgeht,:
- welche spezifischen Problemstellungen zwischen den Parteien besprochen und gelöst wurden,
- welche spezifischen Problemstellungen die Parteien nicht einvernehmlich lösen konnten und die daher Klärung durch das Gericht benötigen und
- welche Problemstellungen bisher zwischen Parteien noch nicht besprochen wurden, da sie von der Klärung durch das Gericht aus dem zweiten Gedankenstrich abhängig sind.
Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
Weitere Verbesserung sollen dadurch erreicht werden, dass das Judical Institute mehr auf den Themenkomplex eDiscovery bezogene Programme anbietet und über diesen Weg die Beteiligten geschult und besser informiert werden können. Daneben sollen so genannte Court-Attorney Referees eingesetzt werden, die als eDiscovery Spezialisten sich langwierigen Streitigkeiten zwischen den Parteien annehmen und deren Lösung überwachen. Sollte sich die Möglichkeit an den Gerichten ergeben, sollen dabei sollten diese Cour-Attorney Referees mit Mitarbeitern aus dem Bereich IT zusammenarbeiten, um so die Qualität der Problemlösungen zu verbessern.
Um die Entwicklung in anderen Landesteilen in die eigenen Verbesserungsbemühungen zu integrieren, schlägt der Bericht vor, dass sich ein Vertreter der New York State Courts in der Sedona Confernce aktiv einbringt.
Der Bericht regt weiterhin an, dass die New York State Courts ein periodisch erscheinendes Journal herausgeben, welches die wichtigsten Entscheidungen zusammenfasst. Außerdem sollten freiwillige Anwälte als Mediatoren gefunden und ausgebildet werden, die spezifische Probleme im Zusammenhang mit eDiscovery Verfahren in Zusammenarbeit mit allen Beteiligten lösen.
All diese Vorschläge sind im Grunde nicht neu. Sie wurden bereits durch das American College of Trial Lawyers Task Force on Discovery und die Sedona Conference in ähnlicher Weise formuliert. Insbesondere die Erstellung von Listen und Formularen dürfte kaum helfen. Wenn die Parteien sich eben nicht mit den Gegebenheiten – hinsichtlich der zu untersuchenden IT-System oder den unzugänglichen Daten – beschäftigen, dann löst ein Formular diesen Konflikt eben nicht auf. Wie kann in einem solchen Zusammenhang verfahren werden, wenn der Mandant die Informationen zu den vorhandenen Systemen nicht vollständig zur Verfügung stellt (siehe: Sanktionen gegen Anwälte – selbst verschuldet)?
Aus meiner Sicht kann eine sich an der Streitsumme orientierende Budgetierung der eDiscovery eine Lösung sein. Ohne Zwang dürfte sich an der taktischen Nutzung der bekannten Lücken nichts ändern. Gerade in Fällen, in denen die Höhe der der eDiscovery zu zuordnenden Kosten benutzt wird, um eine außergerichtliche Einigung zu „erzwingen“, kann durch eine bindende Budgetvorgabe durch das Gericht entgegengetreten werden. Damit wären die Parteien gezwungen, sich zum einen mit den IT-Systemen auseinander zu setzen und zum anderen sich sehr genau zu überlegen, welche Informationen für das Verfahren tatsächlich relevant sind und welche nur aus taktischen Gesichtspunkten ausgewählt wurden.
Ein richtiger und wichtiger Ansatz liegt sicherlich auch im Bereich Fortbildung und Einführung eines spezialisierten Justizbeamten, der die Parteien bereits im Meet and Confer begleitet und dahingehend unterstützt, dass er als Mediator Streitigkeiten im Entstehungsprozess versucht zu verhindern. Wie mehrfach durch die Sedona Conference und das American College of Trial Lawyers vorgeschlagen, sollte sich ein kooperatives und dennoch mandatsbezogenes Miteinander der Parteienvertreter etablieren, um die Kosten zu senken und die Verfahren zu beschleunigen.
Eines jedoch darf dabei nicht vergessen werden: in den Fällen, in denen multinationale Unternehmen oder überhaupt Unternehmen involviert oder betroffen sind, geht es in den seltensten Fällen um kleine Beträge oder kleinere Streitigkeiten. Bei den Risiken, die sich in einem solchen Umfeld für ein Unternehmen entwickeln können – siehe Goldmann Sachs – ist eine kooperative Zusammenarbeit von Kläger- und Beklagtenvertreter schwierig zu realisieren. Und so bleibt es am Ende dabei: eDiscovery ist ein scharfes und vor allem teures Schwert, dessen Urgewalt nur langsam und mit viel Ausdauer unter Kontrolle zu bringen sein wird.
Den Bericht im Original finden Sie in unserem Downloadbereich.