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Wandel braucht Zeit
Oktober 21, 2009 | Leave a Comment
Gemäß einer von AIIM Industry Watch durchgeführten Befragung zum Thema „Electronic Records Management“ finden die Befragten Unternehmen und Organisationen:
- elektronische Dokumente werden im Vergleich zu Papierdokumenten doppelt so häufig als „unmanaged“ beschreiben,
- 71% der befragten Organisationen haben einen definierten Prozess „Legal Hold“ hinsichtlich der Vernichtung und Bearbeitung von Papierdokumenten, während lediglich 57% einen ähnlichen Prozess für elektronische Dokumente eingeführt haben,
- 25% der befragten Organisationen gaben an, für eine Papier-Discovery einen Monat zu benötigen, für eine vergleichbare Discovery von elektronischen Dokumenten konnten nur 17% einen Monat als notwendigen Zeitrahmen angeben und
- während mit der Papier-Discovery hauptsächlich Records Management und Geschäftsbereiche betraut werden, herrscht die Meinung vor, dass electronic Discovery durch die IT Abteilungen zu erledigen ist.
Diese Zahlen dürften der Wirklichkeit entsprechen und werfen ein trübes Licht auf die Entwicklung der letzten Jahre. Gedanklichen scheinen elektronische Dokumente noch immer nicht den Stellenwert in Unternehmen erlangt zu haben, den ihnen der Gesetzgeber schon längst zuspricht. Sei es durch GDPdU, GoBS oder die Signaturgesetze in Deutschland oder aber die Vorschriften bezüglich der Durchführung der Discovery seit 2006. Es scheint fraglich, wie lange der Wandel noch benötigen wird. Ich bin jedoch überzeugt, dass sich diese Einstellung auch in der Art und Weise der Nutzung von E-Mail und Instant Messenger Systemen widerspiegelt. Es bleibt nur, immer wieder auf den offiziellen Charakter von elektronischen Dokumenten hinzuweisen und die eigenen Mitarbeiter entsprechend darauf hinzuweisen, dass auch ein elektronisches Dokument – sei E-Mail, SMS o.ä. – letztlich, wenn die Kommunikation über Firmennetzwerke erfolgt zunächst als Geschäftsbrief verstanden und entsprechend behandelt werden kann.