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Burden or Not – that is the question

Juli 7, 2010 | Leave a Comment

Helmert v. Butterball, LLC, 2010 WL 2179180 (E.D. Ark. May 27, 2010)

In dieser collectiv action im Rahmen des Fair Labor Standards Act, kamen Kläger und Beklagte zu erheblichen Differenzen hinsichtlich des angemessenen Umfang der Discovery, einschließlich Uneinigkeit über Suchbegriffe, die Anzahl und Identität der Custodians, der Datenquellen, die durchsucht werden sollten und wer die Kosten der Discovery zu tragen hat.Bei der Lösung der in Rede stehenden Fragen konzentrierte sich das Gericht auf die Kostenverteilung zwischen Kläger und Beklagten unter Berücksichtung der Frage, ob die Offenlegung von Back-Up-Tapes tatsächlich zu relevanten Informationen führen würde und diese Informationen wiederum die dadurch entstehenden Kosten rechtfertigen kann. Das Gericht lehnte letztlich die Kostenverlagerung auf den Kläger ab.

Nachdem die Beklagte anfänglich 887 Dokumente produziert hatte, darunter 87 E-Mails, verlangte der Kläger zusätzliche Recherchen. Die Beklagte erhob Einwände gegen die Zahl der vorgeschlagenen Suchbegriffe und die Anzahl der Custodians und trotz mehrerer Versuche konnte keine Einigung zwischen den Parteien erzielt werden. Schließlich verlangte der Kläger, dass die Beklagte weitere Informationen aus allen möglichen Quellen von ESI, die 43 Custodians zugeordnet werden konnte, mit 70 gesonderte Suchbegriffen durchsuchen sollte. Die Beklagter stimmte zu, bei weiteren 33 Custodians die aktiven und archivierten E-Mail Ordner mit 12 der bisher bereits verwendeten Suchbegriffe zu untersuchen. Die Recherche bei weiteren Custodians wurde von der Beklagten mit dem Hinweis auf unzulässige Doppeluntersuchung und die damit verbundene zusätzliche Belastung im Sinne von Mehrkosten abgelehnt. Außerdem seinen dafür Untersuchungen notwendig, die dem Bereich „not reasonably accessible“ zugeordent werden müssten.

Bei der Bewertung der strittigen Requests untersuchte das Gericht zunächst die Frage der geeigneten Suchbegriffe und analysierte die vier Kategorien von Begriffen jeweils einzeln. Die Analyse des Gerichts berücksichtigte Fed. R. Civ. S. 26 (b) (2) (B) im Zusammenhang mit der Behauptung, der Beklagten entstünden durch die Untersuchung unzumutbare Belastungen und stellte fest, dass die geschätzten Kosten der angeblich belastenden Suchvorgänge durch die Beklagte nicht hinreichend nachweisen wurde. Zumindest eine der vier Kategorien führte bei einer Stichprobe der Suchergebnisse nicht zu relevanten Informationen. Letztendlich wurden drei der vier Kategorien genehmigt.

Die zusätzlich aufgeführten Custodians untersuchte das Gericht ebenfalls, einschließlich der Anordnung der Suche nach bestimmten “non-Butterball ESI-Quellen”, zB die persönlichen und beruflichen E-Mail-Konten des gehobenen Managements, die sich nicht im E-Mail System der Beklagten während des entsprechenden Zeitraums befanden. Das Gericht lehnte es jedoch ab, die Beklagte zu zwingen, Untersuchung bei Custodians durchzuführen, bei denen nicht erkennbar war, dass diese relevante Datensätze bearbeitet oder gespeichert haben könnten, insofern diese Untersuchung nur mit erheblichem Aufwand möglich waren. Vor allem aber lehnte das Gericht in diesen Fällen die Untersuchung von Back-Up-Bändern ab.

Die Beklagte beanstandete, dass die Wiederherstellung der geforderten Informationen auf den Back-Up-Bändern erhebliche Kosten verursachen würde. Konkret behauptete die Beklagte, dass eine solche Recherche zwingend einen entsprechenden Server benötigte, neue Software installiert werden müsste und dann die Daten wiederhergestellt werden könnten. Also im Grunde ein vollständiges „Post-Office“ aufgebaut werden muss. Die Hardware für die Wiederherstellung der E-Mails allein würde schätzungsweise 10.000 $ kosten. Dieser Aufwand müsste betrieben werden, bevor überhaupt eine Untersuchung stattfinden könnte. Das Gericht akzeptierte die Argumentation der Beklagten und befand, dass die Backup-Bänder nicht vernünftigerweise zu durchsuchen wären. Der Kläger verlangte dennoch, dass die Suche in jedem Fall durchgeführt werden sollte, da der Kläger sicher sei, dass die Back-Up-Bänder relevante und wichtige Informationen zum vorliegenden Verfahren enthalten. Das Gericht analysierte jeden der sieben Faktoren gemäß FRCP Regel 26 (b) (2) und lehnte die Durchsuchung endgültig ab. Konkret stellte der Gerichtshof fest, dass die Kläger keine Ahnung hatten, welche – wenn überhaupt – Informationen sich auf den in Rede stehenden Datenträgern befinden würden und das die sehr kleine Wahrscheinlichkeit, dass relevante Informationen entdeckt werden, nicht so schwer wiegen wie die erheblichen Belastungen und Kosten die dadurch entstehen würden. Da das Gericht der Offenlegung von nicht vernünftigerweise zu erreichenden ESI nicht zustimmte, sah das Gericht auch keine Notwendigkeit, die Kostenlast auf den Kläger zu übertragen.

Die Entscheidung im Volltext finden Sie im Download-Bereich.